ARCHIVO
En Ageic, sabemos lo importante que es mantener un archivo organizado y accesible para la gestión eficaz de una comunidad de propietarios. Nuestro servicio de archivo está diseñado para asegurar que toda la documentación relevante esté correctamente almacenada y disponible cuando se necesite, facilitando la transparencia y la eficiencia en la administración de tu comunidad.
¿Qué incluye nuestro servicio de archivo?
Nuestro servicio de archivo cubre todas las necesidades de almacenamiento y gestión documental, incluyendo:
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Documentación Legal: Escrituras, estatutos de la comunidad, contratos y actas de reuniones.
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Registros Financieros: Presupuestos, informes financieros, facturas y recibos.
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Informes de Mantenimiento: Historial de reparaciones, informes de inspección y contratos de mantenimiento.
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Comunicación: Correspondencia, avisos y circulares enviados a los propietarios.
Organización y Accesibilidad
Para garantizar que la información esté siempre disponible y bien organizada, implementamos las siguientes medidas:
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Digitalización de Documentos: Todos los documentos se escanean y se almacenan en formato digital, permitiendo un acceso rápido y sencillo.
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Clasificación Eficiente: Utilizamos un sistema de clasificación estructurado que facilita la búsqueda y recuperación de documentos específicos.
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Acceso Seguro: Los documentos están protegidos con medidas de seguridad avanzadas para garantizar la confidencialidad y la integridad de la información.
Beneficios del Servicio de Archivo
Nuestro servicio de archivo ofrece múltiples ventajas para la comunidad de propietarios:
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Transparencia: Al tener toda la documentación accesible y organizada, promovemos la transparencia en la gestión.
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Eficiencia: Un archivo bien gestionado permite resolver dudas y realizar gestiones de manera más rápida y eficaz.
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Seguridad: La protección de los documentos evita la pérdida de información y garantiza que todos los datos estén seguros.
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Cumplimiento Legal: Aseguramos que toda la documentación legal esté actualizada y disponible para cumplir con las normativas vigentes.
Acceso a la Información
Los propietarios y miembros de la comunidad tienen acceso a la información archivada de manera segura y controlada. A través de nuestro portal en línea, pueden consultar documentos importantes, revisar históricos financieros y acceder a actas de reuniones desde cualquier dispositivo con conexión a internet.
Como funciona
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Recepción de Documentos: Recopilamos toda la documentación relevante de la comunidad.
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Digitalización y Clasificación: Escaneamos y clasificamos los documentos según categorías predefinidas.
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Almacenamiento Seguro: Guardamos los documentos en nuestra plataforma segura, asegurando su protección y confidencialidad.
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Acceso en Línea: Proporcionamos a los propietarios acceso en línea a los documentos archivados mediante credenciales seguras.
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Actualización Continua: Mantenemos el archivo actualizado con nuevos documentos y registros, asegurando que siempre esté completo y al día.